會議接待要注意的(de)細節

會議接待是保證會議圓滿召開的(de)基礎，所以在會議接待工作中必須注重很多細節。

首先是會議的(de)籌備工作。
1、确定會議接待方式。根據參加會議的(de)人數、規模及會議标準不同，确定會議接待的(de)準備工作的(de)內(nèi)容、會議接待的(de)方式，以及會議的(de)禮儀要求等。
2、确定會議日程通知。會議日程是會議活動的(de)指南，它是人們了解會議情況的(de)重要依據，是會議必備材料。會議方式确定後，就必須制作會議日程，會議日程要确定到會期內(nèi)每一(yī)天的(de)具體安排，包括主持人、接待人、講話人、陪同人等，它的(de)形式既可(kě)以是文字的(de)也可(kě)以是表格的(de)。日程确定後，及時向與會代表發送會議通知。會議通知必須寫明召集人的(de)姓名或組織、單位名稱，會議的(de)時間、地(dì)點、會議主題以及會議參加者、是否需要會務費、應帶的(de)材料、聯系方式等內(nèi)容。通知後面要注意附回執，這樣可(kě)以确定受邀請的(de)人是否參加會議，準備參加會議的(de)是否有其他要求等。對于外地(dì)的(de)會議參加者還要附上到達會議地(dì)點和(hé)住宿賓館的(de)路線圖。會議通知時可(kě)将會議方案随會議通知一(yī)起發放，也可(kě)在會議報到時發放。

3、确定布置會議場地(dì)。根據參加會議的(de)人數和(hé)會議內(nèi)容來綜合考慮選擇會場，會場最好能達到以下标準：
第一(yī)，大小要适中。會場太大，人數太少，空下的(de)座位太多，松松散散，給與會者一(yī)種不景氣的(de)感覺；會場太小，人數過多，擠在一(yī)起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的(de)首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的(de)房間，而隻要一(yī)個大小正好的(de)房間。”
第二，地(dì)點要合理(lǐ)。如(rú)果會議一(yī)兩個小時就散的(de)，可(kě)以把會場定在與會人員較集中的(de)地(dì)方；超過一(yī)天的(de)會議，應盡量把地(dì)點定的(de)離(lí)組織者和(hé)多數與會者交通方便的(de)地(dì)方，免得與會者來回奔波；超過三天以上的(de)會議，特别是專業性強的(de)會議，盡可(kě)能選擇風景秀麗、相對安靜的(de)地(dì)方，減少人員來往，與會代表外出，擾亂會議。
第三，附屬設施要齊全。會務人員一(yī)定要對會場的(de)照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為(wèi)“上次會議是從這裏開的(de)，沒出什麽問題，”就草(cǎo)率地(dì)認為(wèi)“這回也會同樣順利”。否則，可(kě)能會造成損失。
第四，要有停車場。

會場的(de)布置包括會場四周的(de)裝飾和(hé)坐席的(de)配置。一(yī)般大型的(de)會議，根據會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸挂橫幅。門口張貼歡迎和(hé)慶祝标語。可(kě)在會場內(nèi)擺放适當的(de)輕松盆景、盆花;為(wèi)使會場更加莊嚴，主席台上可(kě)懸挂國旗、黨旗或懸挂國徽、會徽。桌面上如(rú)需擺放茶杯、飲料，應擦洗幹淨，擺放美觀、統一(yī)。
坐席的(de)配置要是和(hé)會議的(de)風格和(hé)氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型。如(rú)果是使用圓桌或橢圓形桌子(zǐ)。這種布置使與會者同領導一(yī)起圍桌而坐，從而消除不平等的(de)感覺。另外，與會者能清楚地(dì)看到其他人的(de)面容，因而有利于互相交換意見。這種形式适于10—20人左右的(de)會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做(zuò)，來賓的(de)最高(gāo)領導應坐在朝南或朝門的(de)正中位置，企業最高(gāo)領導與上級領導相對而坐。同級别的(de)對角線相對而坐。
②口字型。如(rú)果使用長(cháng)形方桌。這種形式比圓桌型更适用于較多人數的(de)會議。
③教室型。這是采用得最多的(de)一(yī)種形式，它适用于以傳達情況、指示為(wèi)目的(de)的(de)會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要讨論、交流意見。這種形式主席台與聽衆席相對而坐。主席台的(de)座次按人員的(de)職務、社會的(de)地(dì)位排列。主席的(de)座位以第一(yī)排正中間的(de)席位為(wèi)上，其餘按左為(wèi)下右為(wèi)上的(de)原則依次排列。
4、準備會議資料。會務組應該準備有關會議議題的(de)必要資料，這些資料在整理(lǐ)後放在文件夾中發放給與會者，方便于與會者的(de)閱讀和(hé)做(zuò)好發言準備。
5、會前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的(de)地(dì)方進行的(de)補救。比如(rú)檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
其次，進入會議接待。
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自(zì)的(de)崗位、并進入工作狀态。一(yī)般的(de)接待工作分以下幾個崗位。
①簽到。設一(yī)張簽字台，配上1-2名工作人員，如(rú)果是要求接待檔次比較高(gāo)，可(kě)以派禮儀小姐承擔。簽字台北有毛筆(bǐ)、鋼筆(bǐ)和(hé)簽到本。向客人遞鋼筆(bǐ)時，應脫下筆(bǐ)套，筆(bǐ)尖對自(zì)己，将筆(bǐ)雙手遞上。如(rú)果是毛筆(bǐ)，則應蘸好墨汁後再遞上。簽到本應精緻些，以便保存。如(rú)需要發放資料，應禮貌地(dì)雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者彙報到會人數。
②引座。簽到後。會議接待人員應有禮貌地(dì)将與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自(zì)作陪，會議開始前幾分鍾再到主席台就座。
③接待。與會者坐下後，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可(kě)能周到的(de)服務。
●倒茶服務人員注意觀察每一(yī)位與會者，以便及時為(wèi)期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規範。杯蓋的(de)內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發生杯蓋碰撞的(de)聲音。一(yī)般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，将熱開水準确倒入杯裏，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子(zǐ)放在與會者桌上的(de)右上面。如(rú)果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地(dì)盡快處理(lǐ)，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，将與會者的(de)注意力引到自(zì)己身上，否則，這将是極大的(de)工作失誤。
●其他服務會議按拟定的(de)程序進行，應緊湊，不要出現冷場的(de)局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做(zuò)好各項準備工作。如(rú)，會議進行第一(yī)項：全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如(rú)，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速将受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐将證書一(yī)一(yī)遞上，由領導頒發給受獎者。為(wèi)使會場上的(de)活動有條不紊，必要時應将有關人員組織起來進行模拟訓練，避免會場上出現混亂。
如(rú)果與會者有電話或有人要相告特别重要的(de)事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如(rú)果要通知主席台上的(de)領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在台上頻繁走動和(hé)耳語，分散與會者注意力。
●做(zuò)好會後服務的(de)準備。會議進行之中，就應為(wèi)會後服務做(zuò)好準備。如(rú)，會後要照相，就應提前将場地(dì)、椅子(zǐ)等布置好，攝影師做(zuò)好攝影的(de)準備。另外，會後的(de)用車也應在會議結束前妥善安排。
最後，會後服務。

會議結束後，全部接待人員應分工明确地(dì)做(zuò)好善後處理(lǐ)工作。
●組織活動會議結束後，有時還會安排一(yī)些活動。如(rú)聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一(yī)位領導統一(yī)指揮和(hé)協調，而且這位領導要有很強的(de)組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做(zuò)好自(zì)己分擔的(de)工作，以保證活動計劃的(de)順利實施。
●送别根據情況安排好與會者的(de)交通工具，使其愉快、及時地(dì)踏上歸程。
●清理(lǐ)會議文件 ①根據保密原則，回收有關文件資料。②整理(lǐ)會議紀要。③新聞報道(dào)。④主卷歸檔。⑤會議總結